عناوین انبوه در نرم افزار Word

چگونه از شر کار تکراری و پر دردسر تایپ عنوان نامه ها در نرم افزار Word رها شویم؟

cp1

 

حتما برای شما هم پیش آمده که نیاز داشته باشید نامه ای با یک متن ثابت را برای تعداد زیادی گیرنده (عنوان) متفاوت تایپ کنید. مطمئنا انجام روش دستی این کار زمان خیلی زیادی می گیرد.

در نرم افزار  Microsoft Office Word برای این کار راه حلی وجود دارد. راه حل ساده است: در یک فایل دیتابیس (معمولا فایل Excel) کل نام ها یا آدرس هایی که باید تایپ شوند قرار داده می شود و این فایل به Word معرفی می شود.

 

مراحل کار

۱- در فایل Word، متن ثابت و تکراری خود را تایپ کنید.

۲- در برنامه Excel اسامی مورد نظر خود را وارد کنید. و فایل را ذخیره کنید.

cp2

۳- در نرم افزار Word از نوار بالایی، Mailing سپس Select Recipient و پس از آن Use an Existing List را انتخاب کنید.

cp3

۴- به فایل Excel ذخیره شده آدرس دهید. دقت کنید که میتوانید اولین ردیف از فایل اکسل خود را به عنوانِ “ردیف عنوان” قرار دهید. در این صورت باید گزینه First row of… را انتخاب کنید. بر روی OK کلیک کنید.

cp4

تا اینجای کار، تنها اطلاعات لیست ما وارد برنامه Word شده است. برای اینکه اسامی وارد متن ما شوند باید مرحله بعد را پیگیری کنید.

۵- از همان نوار Mailing، گزینه Insert Merge Field را انتخاب نمایید. در صورتیکه مراحل قبلی به درستی انجام شده باشند، در اینجا باید نام لیستی که قبلا وارد Word کردیم وجود داشته باشد.

cp5

 

پس از انجام مراحل بالا برای اینکه پیش نمایشی از آنچه وارد برنامه شده است داشته باشید میتوانید گزینه Preview Results را انتخاب کنید و با دکمه های چپ و راست ِ کنار آن کل عناوین وارد شده را مشاهده کنید.

cp6

۶- برای چاپ عناوین، گزینه Finish & Merge را انتخاب، و پس از آن گزینه Print Documents را کلیک کنید.